PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Hoạt động nhóm hiệu quả sẽ nhằm tăng động lực và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên không phải lãnh đạo nào cũng biết cách quản lý tốt đội nhóm của mình. Vậy thế nào là một đội nhóm hoạt động hiệu quả? Và cần phương pháp nào để có thể xây dựng hội nhóm thành công?

ĐIỀU GÌ LÀM NÊN MỘT ĐỘI NHÓM HIỆU QUẢ

1. Xác định mục tiêu chính

Chức năng chính của việc thành lập nhóm cần được làm rõ ràng ngay lập tức. Cách tốt nhất để xác định mục đích này là đặt ra các mục tiêu chắc chắn và có thể tính toán được. Bằng cách này, mọi thành viên trong nhóm biết chính xác công việc của mình góp phần hoàn thành mục tiêu của tổ chức như thế nào.

2. Giao tiếp thường xuyên

Một khía cạnh khác tạo nên một nhóm hiệu quả là việc giao tiếp thoải mái và cởi mở. Cần có sự liên lạc thường xuyên không chỉ giữa các thành viên trong nhóm mà còn giữa nhóm và toàn bộ tổ chức. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm sẽ luôn có thông tin cần thiết để đảm nhận vai trò của mình.

3. Trách nhiệm và sự tận tâm

Khi các thành viên trong nhóm nhận thức được những kỳ vọng cần được đáp ứng, họ sẽ sẵn sàng hơn để chịu trách nhiệm về các quyết định và công việc của mình. Tương tự, các thành viên trong nhóm sẽ sẵn sàng thực hiện các biện pháp chủ động để hoàn thành nhiệm vụ được giao trong một khung thời gian nhất định.
Nhìn chung, các thành viên của một nhóm hiệu quả không chỉ nhận thức được các mục tiêu mà họ còn cam kết hết lòng để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ

1. Xây dựng các mục tiêu rõ ràng

Xây dựng mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Điều đó có nghĩa là mọi nhà lãnh đạo nên bắt đầu bằng cách đưa ra những giải thích toàn diện về cách hành động của mỗi thành viên trong nhóm giúp đạt được các mục tiêu chính. Ngoài việc làm cho các mục tiêu được biết đến, các nhà lãnh đạo cũng cần thiết lập các hoạt động cụ thể mà các thành viên nên ưu tiên. Bằng cách này, mọi thành viên biết chính xác khi nào và ở đâu cần sự giúp đỡ của mình.

Với các mục tiêu rõ ràng, các thành viên cũng dễ dàng thấy được mục tiêu nghề nghiệp cá nhân của họ phù hợp với mục tiêu của dự án như thế nào. Nếu không có sự rõ ràng này, nhiều nhân viên có thể tập trung vào việc đạt được mục tiêu của riêng họ với chi phí của nhóm. Điều tốt là nếu có các kênh giao tiếp cởi mở , nhân viên luôn có thể hỏi xem mục tiêu cá nhân của họ có liên quan như thế nào với mục tiêu của tổ chức.

Để gia tăng tính hiệu quả, hãy chia việc lập kế hoạch thành 3 khía cạnh, bao gồm: làm cái gì – làm cho ai – làm khi nào. Từ 3 khía cạnh này, bạn hãy đề ra từng bước con sao cho logic và phù hợp với từng nhiệm vụ, vị trí của các thành viên trong đội nhóm. Một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi xây dựng kế hoạch đó là thời gian hoàn thành. Nếu không có thời hạn và thực hiện theo lối làm việc tự do thì có nghĩa bạn đã hoàn toàn thất bại.

2. Lựa chọn thành viên nhóm

* Hãy soạn thảo một bản miêu tả sơ lược cho mỗi người và vị trí trong nhóm. Bản miêu tả đó cần bao gồm những thông tin sau:

– Những kinh nghiệm làm việc nhóm trước đây
– Những kinh nghiệm làm việc trước đây
– Những kỹ năng chuyên môn cần thiết
– Kỹ năng giao tiếp khóa học tin học văn phòng cơ bản
– Thái độ sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm
– Sự tự tin
– Trình độ phù hợp. học xuất nhập khẩu chuyên sâu ở đâu tốt

* Lựa chọn người lãnh đạo nhóm. Nếu có thể hãy đề nghị những thành viên của nhóm cùng tham gia vào hoạt động lựa chọn này. Một người lãnh đạo thành công sẽ là người có khả năng:

– Khuyến khích sự tham gia của mọi người
– Lắng nghe
– Nắm vững văn hóa công ty
– Sẵn sàng chịu đựng rủi ro
– Đưa ra ý kiến phản hồi có tính xây dựng
– Hiểu rõ động lực của nhóm
– Thích khích lệ mọi người
– Duy trì được động lực phát triển.

* Lựa chọn thành viên của nhóm. Trong khi từ 10 đến 12 thành viên có thể là một con số lý tưởng thì những nhóm nhỏ chỉ gồm có 5 thành viên hay nhóm lớn bao gồm tới 15 thành viên cũng vẫn có khả năng hoạt động rất tốt. Hãy lựa chọn những người có được các kỹ năng chuyên môn cần thiết. Và cũng nên tìm kiếm những người có kỹ năng xã hội và kỹ năng làm việc nhóm nhằm bổ sung tính cách cho nhau.

3. Xây dựng mục tiêu và nguyên tắc hoạt động

Để có thể hoàn thành được công việc đề ra thì đội nhóm phải có một mục tiêu hướng đến nhất định. Hiện nay, công thức đặt mục tiêu theo hướng SMART được rất nhiều người lựa chọn. Cụ thể, công thức này được thực hiện như sau:

– Specific: Cụ thể
– Measurable: Đo lường được
– Achievable: Có thể đạt được
– Realistics: Thực tế
– Timebound: Có thời hạn

Chỉ cần mục tiêu mà đội nhóm xây dựng đảm bảo được 5 yếu tố trên thì chắc chắn thành công gặt hái được sẽ hơn cả mong đợi.

Xây dựng các nguyên tắc và văn hóa hoạt động của nhóm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với những nhân viên mới gia nhập đội nhóm. Việc nắm vững văn hóa làm việc sẽ giúp họ hiểu và làm việc hiệu quả hơn. Nó cũng tương tự như khi bạn chơi một ván cờ, nếu không nắm rõ luật, chắc chắn bạn sẽ là người thua cuộc.

Và thực tế, không một ai thích những luật lệ mang tính hà khắc, vì vậy hãy xây dựng một văn hóa làm việc văn minh, đẩy cao tinh thần tự nguyện và hợp tác xây dựng. Đồng thời, người lãnh đạo phải biết lắng nghe ý kiến của nhân viên để tiếp thu và cải thiện tinh thần làm việc của đội nhóm.

4. Làm quen với rủi ro

Nhiều đội nhóm khi xây dựng tiến trình làm việc thường bỏ qua bước làm quen với rủi ro, bởi nghĩ rằng nó thuộc phần kết quả. Thực tế, suy nghĩ này hoàn toàn sai lầm bởi rủi ro không chỉ xảy đến khi có kết quả mà nó còn xuất hiện ngay trong quá trình làm việc của đội nhóm. Có thể xuất phát từ nhà lãnh đạo, nhân viên, môi trường làm việc, tương tác nội bộ…

Vì vậy, nhiệm vụ của các thành viên trong đội nhóm là phải học cách làm quen với rủi ro, thất bại để có thể xây dựng được cách khắc phục kịp thời. Trong đó, người lãnh đạo phải biết khích lệ nhân viên biết cách vượt qua rủi ro, lấy đó làm động lực để cố gắng.

TỔNG KẾT

Xây dựng nhóm là quá trình tăng cường sự gắn kết, năng suất và hiệu quả của một nhóm bằng cách đưa ra các hoạt động yêu cầu các thành viên làm việc cùng nhau. Quá trình này dựa trên một loạt các khía cạnh để đảm bảo sự thành công của nó. Chúng bao gồm các yếu tố như kỹ năng giao tiếp tốt, mục tiêu rõ ràng, khả năng lãnh đạo chung và tinh thần trách nhiệm.

Ngoài những đặc điểm kể trên, các nhà lãnh đạo cần cẩn trọng khi chọn đội. Cụ thể hơn, họ nên chọn đội dựa trên sự đa dạng và cấp độ kỹ năng. Nhìn chung, xây dựng nhóm giúp các công ty đạt được mục tiêu và thúc đẩy cạnh tranh lành mạnh.

BỔ SUNG

Cảm ơn các bạn đã đọc những phương pháp xây dựng đội nhóm phù hợp cho doanh nghiệp. Để nâng cao kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm, hãy tìm hiểu chương trình đào tạo thạc sĩ quản trị kinh doanh bất động sản của Cen Academy. Tại đây, bạn sẽ được trau dồi các kiến thức để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, một nhà kinh doanh bất động sản tài năng, và đặc biệt là cơ hội kết nối với các doanh nhân thành công trong lĩnh vực này. Tìm hiểu ngay để nhận được những ưu đãi hấp dẫn nhất từ Cen Academy.